Tu inventario

Un insumo es todo lo que entra a tu almacén: lo que se cocina, lo que se revende tal cual y lo que se gasta (servilletas, desechables). El tipo que le pongas decide cómo sale del inventario, así que es lo único que conviene pensar antes de guardar.

Sin almacenes, la sucursal entera es una bolsa: si falta tequila, no sabes si faltó en la barra o en la bodega. Con almacenes, cada área tiene su existencia, su responsable y su conteo, y lo que se mueve entre ellas queda como traslado.

La compra son dos momentos: pedir (la orden) y recibir (la entrada). La existencia y el costo cambian hasta que recibes, no cuando pides. Y se recibe lo que de verdad llegó, al precio que de verdad cobró el proveedor: de eso sale el costo de tus platillos.

El sistema sabe cuánto debería haber (el stock teórico). El conteo te dice cuánto hay. La diferencia es lo que se perdió, se regaló, se robó o se capturó mal — y ajustarla es lo que hace que tus costos sean reales. El sistema guarda la diferencia exacta, con todos sus decimales: no redondea, porque un redondeo pequeño por insumo se vuelve kilos al mes.

Un traslado mueve existencia sin vender: sale del origen y entra al destino cuando alguien lo recibe. Mientras va en camino no está en ninguno de los dos, por eso hay que confirmar la recepción.

Con Traslados con autorización encendido, una solicitud no mueve inventario: la mercancía sale del origen hasta que alguien la autoriza en «Revisar y autorizar». Quien autoriza puede Autorizar y enviar o Rechazar con su motivo, y todo queda en la Bitácora del traslado.

La merma es salida de inventario que no es venta. Si no la registras, el conteo siguiente la va a mostrar como faltante y no vas a saber si fue desperdicio o algo peor. Registrarla el mismo día es lo que te deja medir cuánto tiras.

El kardex cuenta la vida de un insumo: cada entrada es un lote, con su fecha y su precio. Cuando vendes, el sistema descuenta primero lo más viejo (eso se llama PEPS: primero en entrar, primero en salir). Así el costo de lo que vendiste es el de la mercancía que de verdad usaste.

Compraste queso dos veces: 5 kg a $118 el 22 de octubre y 12 kg a $122.50 el 28. Hoy se vendieron platillos que usaron 4.65 kg. El sistema los toma del lote del 22, que es el más viejo: el costo de esas ventas es a $118, y de ese lote quedan 0.35 kg. El lote del 28 sigue entero. Si el precio del queso sube, tus platillos se encarecen hasta que de verdad empiezas a usar el queso caro — no antes.